Une nouvelle année démarre et est souvent source de nouveautés et de bonnes résolutions !
Nous vous proposons ici de passer en revue les principales procédures parfois confuses afin d’éviter tout désagrément ou travail inutile tant pour les responsables de clubs que pour l’ensemble de nos membres adhérents.
Badminton Tournament Planner
Logiciel
A partir du 1er janvier 2017, la licence du logiciel de gestion des tournois ne sera plus remboursée par la LFBB.
Nous vous rappelons néanmoins que celui-ci doit être mis à jour annuellement et que la licence doit être renouvelée avant la demande d’organisation de tournoi.
Version 2017.1Demande d'organisation de tournoi
Le formulaire déjà utilisé la saison passée sera disponible dès le 15 janvier 2017 pour y introduire vos demandes de tournoi.
Notes
Après la suppression des documents SGT, l’utilisation des Notes avait été préconisée pour un contrôle plus aisé des compétiteurs.
Malheureusement, nous constatons que de nombreuses erreurs sont encore commises et que les fichiers .TP sont rarement traités comme ils le devraient.
Pour faciliter la tâche des secrétaires de tournoi, nous vous proposons ici quelques captures d’écran vidéos qui vous indiqueront quelques exemples - il existe une multitude de situations possibles bien entendu - encodés de manière claire et concise.
Il est primordial d’établir une note par joueur et d’y renseigner les éléments suivants pour tous les absents inscrits au tournoi à la date de clôture :
- Identité du joueur via son numéro de membre
- Date(s) de son absence et précisez si celle-ci est partielle ou complète
- Avez-vous été avertis d’une quelconque manière ?
- Motif (si connu) ?
- Une déclaration d’accident a-t-elle été complétée ?
- Quelles sont les incidences sur les tableaux ?
- Quels sont les remplacements éventuels et par qui a-t-il été remplacé ?
- Le joueur a-t-il été déclaré forfait dans d'autres catégories ?
Fichier .tp
- Le nombre de joueurs ou de paires placés en réserve ne peut être supérieur au nombre de têtes de série du tableau ! Pour exemple, un tableau de 16 joueurs contient 4 têtes de séries et le nombre de réserves ne peut ainsi dépasser 4.
- Le fichier .tp doit, avant son envoi, au moment de la clôture des inscriptions et du tirage au sort être "nettoyé". Il faut, pour ce faire, supprimer les joueurs s’étant désinscrits du tournoi et ne participant plus à aucune discipline. C'est sur cette base qu'est établie la taxe-tournoi et il est donc important d'y porter attention.
- Pour rappel, le fichier doit parvenir à Monsieur VANHOUDT à 3 reprises :
- J-15 : à la clôture des inscriptions
- J-10 ou J-9 : après tirage au sort
- J-0 : à la fin du tournoi
Déclarations d'accident
Il est impératif de rappeler à vos membres que les déclarations d’accident doivent être envoyées au secrétariat de la Ligue dans les 6 jours qui suivent le sinistre par email ou par courrier postal.
De plus, aucune note de frais, preuve de paiement ou prescription ne doit y être annexée. Tous les documents liés au dossier devront être transmis ultérieurement à notre assureur une fois que celui-ci aura pris contact avec la personne concernée.
Enfin, nous vous rappelons que seuls les membres affiliés lors de l’accident sont couverts par la police d’assurance que nous avons contractée.
Cette procédure est renseignée sur notre site dans le menu Compétitions, à la page Accident
Que faire en cas d'accidentCertificats médicaux
Lors d’une absence à un tournoi, les certificats médicaux ou autres attestations (professionnelle, …) doivent être transmis dans les 5 jours qui suivent la fin du tournoi exclusivement à Monsieur VANHOUDT par email ou par courrier postal afin d’éviter tout défaut au règlement.
Notez qu’il est également impératif de contacter le secrétaire et/ou le juge-arbitre du tournoi afin d’éviter des désagréments aux adversaires ou partenaires et de maintenir une bonne organisation de la compétition.
Cette procédure est renseignée sur notre site dans le menu Compétitions, à la page Absence
Que faire en cas d'absenceDésinscription, ré affiliation et transfert
Avis aux Compétiteurs !
La période de désinscription des membres est fixée du 15 octobre au 30 novembre tandis que celle de transfert s'étend du 1er avril au 30 mai de la saison précédente.
Dès lors, si votre demande de transfert n'a pas été introduite dans ces délais, il ne vous est pas autorisé de changer de club sous le statut de Compétiteur en cours de saison.
Changement de nom de votre club
Les associations ne peuvent changer de dénomination que durant le mois de juin ; le secrétariat doit être notifié de ce changement par courrier postal ou par email.
Règlements organiques
Un changement éventuel de dénomination ne peut se faire qu’au cours du mois de juin. La nouvelle dénomination et la date du changement sont signifiées au secrétariat administratif.
Article 3.4, Règlements organiques
Grands événements 2017-2018
La saison prochaine, différents rendez-vous sportifs sont déjà fixés dans le calendrier et les candidatures doivent être transmises à Olivier DE NIEUPORT via denieuport@lfbb.be avant le 1er mars 2017.
Ces manifestations seront l’occasion pour vous de mettre en avant votre club et le badminton au niveau local, régional voire national mais représentera également une rentrée financière pour votre association.
Voici la planification de ces événements qui seront sous l’égide de la LFBB :
- Championnats LFBB : 4 & 5 novembre 2017
- Championnats de Belgique Juniors : 18 & 19 novembre 2017
- Championnats de Belgique Vétérans : 28 & 29 avril 2018
- Finale de la Coupe de Ligue : mardi 1er mai 2018
- Demi-finales et finales du Top 16 : jeudi 10 mai 2018 sous réserve d'approbation du projet de réforme des Interclubs lors de l'Assemblée Générale
Les nouveaux cahiers des charges pourront prochainement être consultés sur notre site internet mais toutes vos questions sont d'ores et déjà les bienvenues.
Nous en profitons pour vous souhaiter nos meilleurs vœux pour cette année nouvelle ; que celle-ci soit source d’épanouissement sur les plans sportif mais aussi, et surtout, personnel.